Organizatorul Festivalului este CODRU FESTIVAL SRL, cu sediul în Timișoara, str. Oituz nr. 5, et. 2, ap. 21, jud. Timiș, înregistrată la ONRC sub nr. J35/5276/2022, având CUI RO47159984.
Prezentul Regulament se aplică utilizatorilor site-ului la momentul navigării pe website, a achiziționării biletului de participare la Festival, respectiv participanților de la momentul recepționării biletului de participare și până la data desfășurării Festivalului, precum și pe perioada desfășurării Festivalului.
Organizatorul își rezervă dreptul de a modifica prevederile prezentului Regulament în mod unilateral, fără notificare prealabilă, acestea fiind de imediată aplicare de la momentul publicării lor pe website.
Participanții pot intra și ieși ori de câte ori doresc de pe teritoriul festivalului, cu condiția de a avea pe mână brățară RFID de festival, intactă.
Orele de începere ale evenimentelor din cadrul Festivalului, precum și ordinea reprezentanților artiștilor pot fi modificate unilateral de către Organizator, fără ca această modificare să fie susceptibilă de a cauza orice fel de prejudiciu oricărui Participant.
Toți participanții sunt supuși controlului corporal la intrarea în festival, în vederea asigurării condițiilor de siguranță necesare desfășurării evenimentului. Refuzul controlului corporal atrage interzicerea accesului în festival pentru orice participant.
Brățara RFID (RadioFrequency IDentification) – elementul material care constituie singura modalitate de încasare/plată a bunurilor vândute/cumpărate în interiorul Locului Evenimentului.
Încărcare Brățară RFID – procesul prin care participanții la Eveniment vor încărca instrumentul de plată „bani” pe instrumentul de plată „Brățara RFID”, instrument cu ajutorul căruia vor putea achiziționa produse vândute în cadrul Evenimentului.
Returnare sume Brățară RFID – procesul invers procesului ”Încărcare Brățară RFID”, respectiv procesul prin care participantii la Eveniment vor descarca sumele rămase necheltuite de pe instrumentul de plată „Brățară RFID” în instrumentul de plată „bani”. Procesul de Returnare sume din Brățara RFID presupune ca inițial să existe procesul Încărcare Brățară RFID.
Cititor de Brățară RFID – aparatul, instrumentul cu ajutorul căruia se gestionează încasarea/plata produselor vândute/cumpărate.
Suma încărcată pe Bratara RFID este un multi-purpose voucher (MPV), așa cum îl defineste legislația Comisiei Europeane.
Teritoriul festivalului este reprezentat de spaţiul din Pădurea Bistra din comuna Ghiroda, jud. Timiș în care este permis accesul participanților care au un bilet valid la evenimentul Codru Festival 2023, spațiu delimitat conform semnelor instalate de către Organizator. Nu include zona de camping.
Teritoriul campingului este reprezentat de spaţiul de cazare oferit de către Organizator, în apropierea teritoriului festivalului. În acest spaţiu este permis accesul participanților care au un abonament de camping valid la evenimentul Codru Festival 2023. Nu include zona de festival.
Zona indoor – Este orice spațiu care are un acoperiş, plafon sau tavan şi care este delimitat de cel puţin doi pereţi, indiferent de natura acestora sau de caracterul temporar sau permanent.
Zona outdoor – Orice alt spațiu care nu este considerat indoor.
Această listă nu este una exhaustivă, organizatorul având dreptul de a interzice accesul în festival în măsura în care obiectul deținut de participant ar putea să pericliteze siguranța altor participanți sau ar prezenta un pericol pentru desfășurarea în condiții de siguranță a evenimentului.
Produsele achiziționate din magazinul din festival sunt permise în zona de camping pe baza dovezii tranzacției produselor. În cazul băuturilor, acestea trebuie să rămână sigilate.
! Abonamentul de camping nu oferă accesul în incinta Festivalului. Este nevoie și de un abonament de festival, dintre cele menţionate mai sus.
! Biletele care asigură accesul în camping nu includ și cazarea. Acest serviciu este unul independent. Cu toate acestea, în lipsa unui bilet care oferă acces în festival și concomitant și în zona de camping.
Facilitățile fiecărui abonament pot fi consultate pe: https://bilete.codrufestival.ro
Accesul în Camping se va face din data de 25 August 2023, începând cu orele 12:00. Participanţii vor elibera zona de Camping în data de 28 August 2023, până la ora 12:00.
Accesul în incinta Festivalului se va face din data de 25 August 2023, începând cu orele 16:00. Participanţii vor avea acces în incinta Festivalului, pe baza abonamentului de festival, până în data de 28 August 2023, ora 5:00 AM.
1.4. Minorii până la 12 ani împliniţi inclusiv au acces gratuit pe toată durata desfășurării festivalului, cu condiţia ca aceştia să fie însoţiţi de un părinte/titularul autorității părintești care deține un abonament/bilet valid.
1.5. Organizatorul acordă persoanelor cu dizabilități, astfel cum sunt definite în Regulament, bilete gratuite de tip General Access fără camping. Pentru obținerea biletului este necesar ca persoana eligibilă să completeze o declarație pe proprie răspundere care poate fi accesată aici, însoțită de documentele justificative, până la data de 25 August 2023. De asemenea, Organizatorul oferă posibilitatea persoanei care însoțește beneficiarul biletului gratuit să achiziționeze un bilet de tip General Access, la un discount de 50% din valoarea totală. Pot solicita un bilet gratuit pentru persoane cu dizabilități cei care se încadrează într-un tip și grad de handicap din următoarele categorii: handicap de tip fizic accentuat sau grav, handicap auditiv accentuat sau grav, handicap vizual grav, handicap neuromotor accentuat sau grav (în cazul în care boala afectează funcțiile locomotorii similar handicapului de tip fizic), handicap tip surdocecitate accentuat sau grav.
1.6. Organizatorul garantează DOAR valabilitatea biletelor vândute de către Codru Festival sau partenerii autorizați Codru Festival. O listă completă cu aceştia poate fi găsită pe www.codrufestival.ro
2.2. Cumpărarea biletelor de la partenerii autorizați se face în conformitate cu termenii și condițiile emise de către aceștia. Partenerii autorizați au dreptul de a percepe un comision de administrare care se adaugă preţului normal al biletului.
3.1. Obligația de check-in
3.1.1. Pentru a i se permite accesul în zona Festivalului, deținătorul unui Bilet de acces valid are obligația de a efectua check-in-ul biletului achiziționat. Cumpărătorul unui bilet are posibilitatea de a efectua check-in on-site (la locație).
3.2. Check-in on-site (la locația de desfășurare a evenimentului)
3.2.1. Check-in-ul on-site va fi efectuat de Partenerii Contractuali ai organizatorului, care utilizează infrastructura și personalul propriu.
3.2.1.1. Atenție: Check-in-ul on-site se va putea face în fiecare zi de festival în intervalul următor: Vineri, 25.08.2023, 16:00- 05:00 și Sâmbătă și Duminică, 26 – 27.08.2023, 12:00 – 05:00 va permite accesul în festival, cu brățara, până la ora 05:00.
3.2.2. Atenție!!! Scanarea documentului de identitate (carte de identitate/pașaport) se face doar parțial, fiind colectate doar date constând în: nume, prenume, sex, țară/locație de proveniență, data nașterii, naționalitate și poza de pe actul de identitate, fără reținerea următoarelor date, cum ar fi: codul numeric personal, seria și numărul de buletin sau orice alte date cu caracter sensibil.
3.2. Accesul în festival va fi permis începând cu data și orele anunțate de Organizator.
3.3. Toți participanții sunt verificați la intrare cu privire la respectarea prevederilor Regulamentului, în scopul asigurării siguranței lor și a celorlalți participanți, precum și pentru buna desfășurare a Festivalului. În cazul în care un participant refuză verificarea, Organizatorul își rezervă dreptul de a nu îi permite accesul în Festival, pe răspunderea participantului.
3.4. Accesul în festival se face doar pe baza unei brățări oferite de Organizator la intrarea în festival sau la unul din punctele oficiale de preschimbare în baza biletului/biletului gratuit valabil. Doar o brăţară intactă, purtată pe mână, asigură participantului dreptul de a intra în perimetrul Festivalului. Organizatorul îşi rezervă dreptul (prin colaboratorii săi) de a verifica ori de câte ori apreciază ca necesar brățările, atât la intrarea în incinta Festivalului, cât şi pe tot perimetrul Festivalului. Menținerea integrității brățării este responsabilitatea exclusivă a participantului, acesta fiind singurul răspunzător în cazul pierderii, deteriorării sau distrugerii acesteia.
3.6. Participanții au obligația de a sesiza reprezentanții Organizatorului cu privire la orice defect al brățării în momentul primirii acesteia și să solicite înlocuirea acesteia sau remedierea neconformitatii de îndată. Neîndeplinirea acestei obligații înlătură răspunderea Organizatorului cu privire la starea brățării, iar participantul pierde dreptul de a solicita înlocuirea acesteia.
3.7. Intrarea/ieșirea se face doar prin zonele special amenajate, prin validarea brățării. Neîndeplinirea acestei obligații poate duce la imposibilitatea participantului de a reintra în Locație.
3.8. Toți participanții la eveniment vor avea asupra lor un act de identitate valid, în scopul verificării conformității biletului și validării acestuia.
3.9. Dacă în urma verificărilor efectuate la intrare sau pe teritoriul Festivalului vor fi identificate obiecte care nu respectă prevederile Regulamentului, acestea vor fi confiscate și nu vor fi returnate ulterior. Participanții au dreptul să se întoarcă de la control și să își lase obiectele respective într-un spaţiu din afara Festivalului (ex: mașină, spaţiul de cazare externă etc.) sau să le arunce la tomberoanele special amenajate pentru astfel de obiecte. Excepție fac obiectele ilegale sau deținute ilegal.
3.10. În cazul în care asupra persoanei se vor găsi obiecte ilegale (ex. droguri, substanțe narcotice) sau deținute ilegal (ex. armă de foc deținută fără permis), vor fi sesizate organele competente și se vor dispune măsurile necesare. Accesul în festival este interzis pentru orice persoană care are asupra sa arme, chiar dacă acestea sunt deținute legal. Identificarea acestora în teritoriul Festivalului implică evacuarea imediată a persoanei respective.
3.11. Accesul în incinta festivalului al minorilor cu vârsta mai mică de 16 ani este permis numai dacă aceştia sunt însoţiţi de un părinte sau persoană care exercită autoritatea părintească (tutore). Un părinte/o persoană care exercită autoritatea părintească (tutore) poate însoţi cel mult 3 minori.
3.12. Persoanele cu vârsta cuprinsă între 16 și 18 ani vor putea intra în incinta festivalului numai pe baza unei declarații din partea părinților sau a reprezentanților legali prin care li se permite participarea, declarație care poate fi descărcată de aici. Organizatorul nu își asumă nicio răspundere referitoare la verificarea semnăturilor, respectiv la modalitatea de semnare a declarațiilor, aceste aspecte rămânând în sarcina/răspunderea persoanelor care prezintă declarațiile.
3.13. Toți minorii vor primi câte o brăţară specială care permite accesul în toate zonele de pe teritoriul festivalului, mai puțin în zonele în care se desfășoară activități promoționale pentru băuturi alcoolice sau tutun. Brățările dedicate participanților minori nu permit achiziționarea de produse din categoriile alcool și tutun. În orice situație, Organizatorul nu va fi ținut responsabil pentru niciun fel de incident sau accident care privește minorii, întreaga răspundere revenind minorilor și/sau părinților/persoana care exercită autoritatea părintească. Organizatorul atrage atenția părinților/persoanelor care exercită autoritatea părintească asupra faptului că acestora le revine obligația de supraveghere a minorului și vor fi ținuți răspunzători pentru orice prejudiciu rezultat din nerespectarea acestei obligații.
3.14. Accesul în festival cu substanțe psihotrope și stupefiante, astfel cum sunt prevăzute de Legea 339/2005 (inclusiv medicamente care conțin astfel de substanțe) este strict interzis. Este exceptată deținerea în scop medical de medicamente care conțin substanțe psihotrope și stupefiante, numai dacă sunt însoțite de prescripție medicală. În consecință, participanții trebuie să dețină asupra lor prescripția medicală, respectiv le este recomandat să nu aibă asupra lor mai multe medicamente care conțin substanțe psihotrope și stupefiante decât prevede prescripția medicală. În caz de suspiciune asupra participanților care dețin substanțe care, la o primă vedere, ar putea fi încadrate în categoria substanțelor psihotrope și stupefiante, Organizatorul are dreptul de a sesiza organele abilitate în vederea verificării prescripției medicale.
În ceea ce privește medicamentele care nu conțin substanțe psihotrope și stupefiante, nu există o limită, dar se recomandă aducerea unui număr de medicamente care să acopere doar perioada de desfășurare a evenimentului.
La festival sunt amenajate puncte de prim-ajutor. Personalul medical și voluntarii vor răspunde prompt la urgențele medicale apărute pe toată perioada festivalului. Organizatorul nu este responsabil pentru modul în care se acordă aceste servicii.
3.15. Organizatorul nu acordă nicio garanție în legătură cu durata procesului de access în Festival, având în vedere numărul mare de participanți. Organizatorul recomandă participanților să vină la Festival cu cel puțin câteva ore înainte de concertul la care doresc să asiste.
3.16. Organizatorul nu acordă nicio garanție în legătură cu posibilitatea de a intra la Festival la ora dorită sau cu privire la posibilitatea de a participa la timp la concertul dorit sau cu privire la calitatea distracției, și exclude în mod explicit rambursarea către participant a prețului Biletului, acordarea unei reduceri ulterioare/voucher sau plata de daune-interese, despăgubiri sau compensații de orice natură către participant.
3.17. Organizatorul nu acordă nicio garanție în legătură cu posibilitatea participanților de a avea acces la parcare, dat fiind numărul mare de participanți și numărul limitat al locurilor de parcare.
4.1. În momentul intrării în Festival, participantul ia la cunoştinţă acest Regulament, afișat în loc vizibil și și-l asumă în totalitate.
4.2. Participanţii nu pot introduce în Festival produse aflate pe lista de bunuri interzise, iar nerespectarea acestei obligații poate duce la interzicerea accesului în Festival.
4.3. Participarea la Festival se face pe proprie răspundere, participanții declarând că sunt apți din punct de vedere fizic și psihic. Astfel, persoanele cu afecțiuni psihice sau fizice, pentru care zonele aglomerate, zgomotele puternice, efecte speciale sonore, vizuale şi audio, reprezintă un risc, își asumă întreaga răspundere pentru prejudiciile ce le-ar putea suferi sau le-ar putea produce prin participarea la eveniment.
! Organizatorul atrage atenția participanților că spectacolele pot include şi puternice efecte de lumină, care ar putea dăuna copiilor sau persoanelor epileptice. Organizatorul informează participanții că este posibil ca în cursul desfășurării evenimentului să fie organizate focuri de artificii, iar pentru riscurile de vătămare sau de prejudicii materiale, nu își asumă nici o răspundere, aceasta revenind persoanelor care dețin sau operează aparatura.
4.4. Pentru zonele de joacă, distracție și sport, instalațiile tip balansoar, hinte, trambuline, piscină și alte asemenea zone cu risc de accidentare din Locație, participanții se vor asigura că dețin condiția fizică și psihică necesară pentru participare.
4.5. Este interzisă intrarea cu maşina în zona Festivalului fără un car pass eliberat de către Organizator. Organizatorul recomandă folosirea autobuzelor pentru a ajunge la eveniment.
4.6. Organizatorul va anunța în prealabil orele concertelor din cadrul Festivalului. Orarul poate suferi modificări din motive independente sau din voința Organizatorului, fără să fie obligatorie notificarea participanților și fără ca aceștia să poată solicita repararea unui eventual prejudiciu astfel suferit.
4.7. Organizatorul pune în vederea participanţilor faptul că în condiţii de vreme extremă, ploi torenţiale, grindină, tunete, fulgere etc. există posibilitatea ca ieşirile din Festival să fie aglomerate, motiv pentru care aceştia trebuie să îşi păstreze calmul și să urmeze indicațiile echipelor de acces și securitate. De asemenea, în această situaţie, există riscul ca mijloacele de transport în comun (autobuzele) să fie foarte aglomerate sau să nu fie suficiente pentru numărul total de pasageri. Vremea extremă poate determina ca maşinile din parcare să fie greu accesibile iar părăsirea parcărilor festivalului să sufere întârzieri. În toate aceste situaţii, participanţii trebuie să urmărească şi să respecte comunicările și instrucţiunile organizatorului sau ale reprezentanţilor Inspectoratului pentru Situaţii de Urgență. Mai mult, în astfel de condiții meteorologice, Organizatorul are dreptul de a amâna, suspenda sau anula în parte/în integralitate Festivalul, fără să fie obligatorie notificarea participanților și fără ca aceștia să poată solicita repararea unui eventual prejudiciu astfel suferit.
4.8. Organizatorul pune în vederea participanților faptul că transportul în comun (autobuze, tren, car-sharing etc.) nu este asigurat de Organizator, iar acesta din urmă nu este răspunzător pentru orice eventuale prejudicii suferite din cauza operatorilor de transport. De asemenea, Organizatorul nu acordă nici o garanție în ceea ce privește posibilitatea participanților de a folosi transportul în comun la ora dorită și exclude în mod explicit rambursarea către participant a prețului Biletului, acordarea unei reduceri ulterioare/voucher sau plata de daune-interese,
despăgubiri sau compensații de orice natură către participant, fapt asumat expres de participant prin achiziționarea Biletului.
5.1. Toţi participanţii trebuie să respecte regulile sociale, legile şi reglementările enumerate în acest Regulament. Participanţilor nu le este permis să desfăşoare niciun fel de activităţi care ar putea să pună în pericol sau să afecteze în orice mod siguranţa sau drepturile celorlalţi participanţi. Organizatorul nu îşi asumă răspunderea pentru eventualele prejudicii (materiale sau fizice) cauzate prin nerespectarea Regulamentului şi va putea solicita despăgubiri persoanelor vinovate de încălcarea acestuia.
5.2. Traficul sau consumul de droguri este ilegal, strict interzis şi va fi pedepsit conform legilor în vigoare. În cazul în care o persoană va fi descoperită cu substanțe ilegale asupra sa, va fi scoasă în afara Festivalului imediat, iar brățara de acces va fi confiscată.
5.3. Participanţii sunt obligaţi ca în incinta Locației, să respecte şi să nu distrugă mediul înconjurător şi domeniul Pădurea Bistra, incluzând construcţiile de orice fel şi spaţiile verzi aferente.
5.4. Pe perioada festivalului Organizatorul, partenerii Organizatorului sau presa acreditată au dreptul de a înregistra şi fotografia evenimentul. Participanţii iau la cunoştinţă că există posibilitatea de a apărea în astfel de materiale, fără a putea emite pretenţii asupra drepturilor cu privire la respectivele materiale. Organizatorul are dreptul de a folosi aceste materiale, de a le publica online sau offline, pe diverse canale, şi de a le utiliza în campanii de promovare și prezentare ale festivalului, fără a recompensa în vreun fel participantul. Festivalul este filmat, inclusiv filmări aeriene cu drone.
5.5. Participanţii au dreptul să filmeze şi să fotografieze zonele în care au acces, însă pot folosi aceste material exclusiv în scop personal. Participanților le este permis să facă publice pozele și filmările din cadrul Festivalului, doar în măsura în care acestea nu afectează dreptul la imagine al celorlalți participanți sau drepturile Organizatorului și nu sunt realizate în scop comercial. De asemenea, participanții vor avea în vedere că pentru anumite activități/spectacole/concerte Organizatorul poate restricționa sau interzice filmarea și/sau fotografierea, la solicitarea managementului artiștilor, caz în care va anunța aceste situații prin mijloace proprii de comunicare (website, social media, aplicație, mesaje, prin intermediul coordonatorilor de eveniment din interiorul evenimentului etc). În caz de nerespectarea a acestei obligații, Organizatorul va solicita participantului să înceteze activitatea nepermisă/să șteargă postările publice, sub sancțiunea suportării integrale a prejudiciilor astfel produse.
! Este strict interzisă ridicarea de drone deasupra festivalului sau montarea de echipamente profesionale de filmat.
5.6. Participanţii iau la cunoştinţă că în incinta festivalului este interzisă orice activitate comercială sau de publicitate, precum și promovarea unor produse, servicii, activități, idei, mișcări culturale sau politice, fără acordul scris al Organizatorului, indiferent de mijloace, fie că sunt activități online sau offline în cadrul Festivalului.
5.7. Minorilor le este interzisă servirea şi consumul de băuturi alcoolice.
5.8. În cazul în care vor fi identificați minori sub 16 ani care nu sunt însoțiți, Organizatorul va sesiza organele competente.
5.9. Este interzisă utilizarea focului prin orice mijloace (amenajare de focuri de încălzire, de atmosferă sau orice alte metode de foc deschis, artificii) şi a materialelor inflamabile pe întreg perimetrul festivalului sau în apropierea acestuia, inclusiv în zona de camping.
6.1. Obiectele pierdute trebuie aduse de către persoanele care le-au găsit la zona de Lost & Found (care va fi marcată pe harta Festivalului). Proprietarii le pot recupera urmând o procedură a Organizatorului care constă în identificarea persoanei şi a obiectului pierdut. Organizatorul va păstra obiectele recuperate pentru o perioadă de cel mult 10 zile de la momentul predării către zona de Lost & Found şi va încerca returnarea lor către proprietari.
6.2. În ipoteza în care nu se vor identifica proprietarii bunurilor pierdute și/sau aceștia nu se prezintă pentru ridicarea lor, acestea vor fi predate autorităților.
6.3. În cazul produselor perisabile sau care se deteriorează rapid, termenul de 10 zile va putea fi redus de către Organizator, fără o notificare prealabilă.
7.1. În interiorul Locației, Organizatorul asigură securitatea și paza printr-un partener calificat şi acreditat să presteze aceste servicii. În timpul Festivalului, participanţii sunt obligaţi să respecte agenţii de securitate, să colaboreze cu aceştia şi să le respecte instrucţiunile în caz de urgenţă.
7.2. În caz de incidente de violență sau de punere în pericol a integrității corporale a altor persoane, personalul care asigură securitatea va putea decide evacuarea persoanelor implicate din incinta în care se desfășoară Festivalul.
7.3. Pe teritoriul Festivalului există zone de prim ajutor semnalizate și indicate pe hartă, în care vor activa persoane calificate.
8.1. Modalităţile de plată pentru achiziționarea de servicii și produse pe teritoriul festivalului sunt strict cele puse la dispoziție de către organizatori şi partenerii acestora. Ca regulă, plata serviciilor și produselor în încinta evenimentului se va face cu brățara RFID (Radio Frequency IDentification), însă sunt parteneri care acceptă şi plata cash sau card Mastercard contactless.
8.2. Încărcarea brățării RFID poate fi realizată la fața locului, prin plata cash sau cu cardul bancar la oricare dintre punctele de încărcare. Participantul poate face top-up, la fața locului, doar o sumă multiplă de 10 LEI.
8.3. În Locație, se pun la dispoziţie participanţilor locuri special amenajate și semnalizate pentru încărcarea brățărilor RFID. Încărcarea acestora dă dreptul posesorilor de a achiziționa produse şi servicii disponibile în cadrul evenimentului.
8.4. Sumele neutilizate de pe brățara RFID pot fi preschimbate în bani după încărcarea brățării RFID, prin procesul denumit “Returnare sume rămase necheltuite pe Brățara RFID”. Procesul de returnare este de 2 tipuri:
8.5. Sumele rămase nepredate la sfârșitul perioadei de returnare de la punctele de încărcare sau recuperare manuală prin completarea formularului online, vor deveni proprietatea Organizatorului.
8.6. În timpul evenimentului, produsele și serviciile de tip bar și food court sunt disponibile în locuri special amenajate, putând fi achiziționate doar cu brățara RFID. Toți comercianții vor avea obligația să încaseze contravaloarea bunurilor vândute exclusiv cu brățara RFID.
